Hoe organiseer ik een persreis?

Een persreis, of andersoortige bijeenkomst met journalisten, hoort je reputatie te versterken, maar kan die ook grondig verzieken… Dat heb ik als voormalig redacteur/verslaggever regelmatig ondervonden. Daarom 15 do’s and dont’s. En heb je aanvullingen, suggesties of wil je ervaringen delen, reageer dan even.

Vijftien tips

1. Een persreis (of persbijeenkomst) is niet alleen een informatieve gebeurtenis, maar ook een sociale. Zorg vooral dat het ook leuk en onderhoudend wordt. Je opperstalmeester moet gewoon goed zijn.
2. Vanwege die combinatie (informatief en sociaal) vraagt een persreis om een gedegen voorbereiding (draaiboek). Het programma is ruim van tevoren beschikbaar (digitale persmap: teksten, foto’s, bedrijfsinformatie, visitekaartjes, CV’s van sprekers en contactinformatie, eventuele gadgets).
3. Logisch dat alle programmaonderdelen tot in de puntjes zijn georganiseerd. Zorg dat journalisten een bijzondere ervaring krijgen. Het programma is gevarieerd en niet dichtgetimmerd. Houd rekening met calamiteiten en specifieke wensen.
4. Betrek zo mogelijk je meest waardevolle perscontacten bij de voorbereiding van je reis. Check of aan hun wensen tegemoet wordt gekomen.
5. Een persreis is een flinke investering, maar tegelijk een unieke mogelijkheid om een bestaande relatie met journalisten te verdiepen. Een goed georganiseerde persreis versterkt je reputatie, maar kan die ook grondig verzieken…
6. Een persreis wordt pas interessant als gedacht wordt vanuit het einddoel. Wat is je verhaal? Wat beoogt je organisatie met deze reis? Dat doel moet duidelijk zijn. Locatie, inhoud en sprekers zijn logisch op elkaar afgestemd.
7. Selecteer streng. Wie nodig je uit? Waarom is deelnemer X of Y belangrijk? Kruip in de huid van de journalist en werk uit wat hij of zij weten wil of nodig heeft.
8. Journalisten zijn kieskeurig, kritisch en onafhankelijk. Een zekere exclusiviteit wordt gewaardeerd. Elkaar beconcurrerende media bijvoorbeeld kunnen een persreis verzieken. Journalisten zijn doorgaans ook geïnteresseerd in elkaar en verscheidenheid in mediakanalen is en pré.
9. Zet je beste mensen in. Dat geldt niet alleen voor de begeleiders (PR), maar ook voor de sprekers. Bereidt hen voor op wat zij wel of niet mogen/kunnen zeggen. Off te record etc. Verhalen van sprekers en foto’s worden per onderdeel toegevoegd aan de digitale persmap.
10. Per onderdeel van de tour een FAQ. Journalisten willen antwoorden.
11. Journalisten hebben een neus voor het ongewone, het afwijkende. Houd niet krampachtig de regie over de persreis.
12. Bepaal vooraf of je bijvoorbeeld inzage wilt in een publicatie. Het autoriseren van stukken voorkomt negatieve publiciteit, maar journalisten laten zich niet muilkorven.
13. Irritaties zijn eenvoudig te voorkomen. Een te grote groep, slechte accommodatie, matige sprekers en controlezucht zijn not done.
14. Het draaiboek eindigt niet als de persreis afgelopen is. Organiseer de nazorg. Welke afspraken dienen nog te worden nagekomen?
15. Evalueer op alle onderdelen de persreis kritisch en monitor de media-uitingen. Leg alle bevindingen vast voor een eventueel volgend draaiboek.

Doe er je voordeel mee. We zijn uiteraard altijd bereid om je ontmoeting met de pers tot een succes te maken.