Hoe organiseer ik een persreis?

Een persreis, of andersoortige bijeenkomst met journalisten, hoort je reputatie te versterken, maar kan die ook grondig verzieken… Dat heb ik als voormalig redacteur/verslaggever regelmatig ondervonden. Daarom 15 do’s and dont’s. En heb je aanvullingen, suggesties of wil je ervaringen delen, reageer dan even.

Vijftien tips

  1. Een persreis (of persbijeenkomst) is niet alleen een informatieve gebeurtenis, maar ook een sociale. Zorg vooral dat het ook leuk en onderhoudend wordt. Je opperstalmeester moet gewoon goed zijn.
  2. Vanwege die combinatie (informatief en sociaal) vraagt een persreis om een gedegen voorbereiding (draaiboek). Het programma is ruim van tevoren beschikbaar (digitale persmap: teksten, foto’s, bedrijfsinformatie, visitekaartjes, CV’s van sprekers en contactinformatie, eventuele gadgets).
  3. Logisch dat alle programmaonderdelen tot in de puntjes zijn georganiseerd. Zorg dat journalisten een bijzondere ervaring krijgen. Het programma is gevarieerd en niet dichtgetimmerd. Houd rekening met calamiteiten en specifieke wensen.
  4. Betrek zo mogelijk je meest waardevolle perscontacten bij de voorbereiding van je reis. Check of aan hun wensen tegemoet wordt gekomen.
  5. Een persreis is een flinke investering, maar tegelijk een unieke mogelijkheid om een bestaande relatie met journalisten te verdiepen. Een goed georganiseerde persreis versterkt je reputatie, maar kan die ook grondig verzieken…
  6. Een persreis wordt pas interessant als gedacht wordt vanuit het einddoel. Wat is je verhaal? Wat beoogt je organisatie met deze reis? Dat doel moet duidelijk zijn. Locatie, inhoud en sprekers zijn logisch op elkaar afgestemd.
  7. Selecteer streng. Wie nodig je uit? Waarom is deelnemer X of Y belangrijk? Kruip in de huid van de journalist en werk uit wat hij of zij weten wil of nodig heeft.
  8. Journalisten zijn kieskeurig, kritisch en onafhankelijk. Een zekere exclusiviteit wordt gewaardeerd. Elkaar beconcurrerende media bijvoorbeeld kunnen een persreis verzieken. Journalisten zijn doorgaans ook geïnteresseerd in elkaar en verscheidenheid in mediakanalen is en pré.
  9. Zet je beste mensen in. Dat geldt niet alleen voor de begeleiders (PR), maar ook voor de sprekers. Bereidt hen voor op wat zij wel of niet mogen/kunnen zeggen. Off te record etc. Verhalen van sprekers en foto’s worden per onderdeel toegevoegd aan de digitale persmap.
  10. Per onderdeel van de tour een FAQ. Journalisten willen antwoorden.
  11. Journalisten hebben een neus voor het ongewone, het afwijkende. Houd niet krampachtig de regie over de persreis.
  12. Bepaal vooraf of je bijvoorbeeld inzage wilt in een publicatie. Het autoriseren van stukken voorkomt negatieve publiciteit, maar journalisten laten zich niet muilkorven.
  13. Irritaties zijn eenvoudig te voorkomen. Een te grote groep, slechte accommodatie, matige sprekers en controlezucht zijn not done.
  14. Het draaiboek eindigt niet als de persreis afgelopen is. Organiseer de nazorg. Welke afspraken dienen nog te worden nagekomen?
  15. Evalueer op alle onderdelen de persreis kritisch en monitor de media-uitingen. Leg alle bevindingen vast voor een eventueel volgend draaiboek.

Doe er je voordeel mee. We zijn uiteraard altijd bereid om je ontmoeting met de pers tot een succes te maken.

/0 Reacties/door

Marketingcampagne Incentro

Je moet als slim IT-bedrijf wel lef hebben om reclamespots uit te zenden die bloedirritant zijn. En over die campagne is nog nagedacht ook. Incentro flikt het. Ik vind de commercials drie keer niks en heb Paul Baan gebeld. Hij is boardmember bij Incentro en verantwoordelijk voor alle communicatie.

Fokke & Sukke gehaald. Het Radio1-journaal. Op Twitter zijn er lui die jullie dood wensen en zelfs ik steek er kostbare tijd in. Was dat de bedoeling?

Paul Baan: ‘Lacht. Bekritiseerd worden is nooit leuk, heel simpel. Maar wetenschappelijk is bewezen dat mensen die bak kritiek niet meteen associëren met ons merk. Het ligt allemaal wat genuanceerder. Op het totale bereik richten we geen schade aan en over een maand of twee is dat gevoel weg. Dat blijkt althans uit onderzoeken. En het is maar een klein groepje mensen dat last van ons heeft. Klagen hoort bij Twitter, dat is open riool met meningen. Als je opvalt, zoals wij nu doen, heb je haters en lovers. We krijgen overigens ook leuke reacties’.

Anti-reclame met een heus doel?

Paul Baan: ‘Ja! Incentro was 12 jaar vrijwel onzichtbaar. Dit is begonnen als een pure naamsbekendheidcampagne en bedacht door het Maatschap voor Reclame. Zij hebben hun strategie wetenschappelijk onderbouwd. Byron Sharp is een marketingprofessor in Australië. Hij heeft de effecten van campagnes onderzocht en weet wat wel en wat niet werkt. Volgens hem blijft er van alle concepten niets overeind. Je moet echt alleen maar opvallen, dát is zijn boodschap. Opvallen maakt een merk beschikbaar. Ze moeten ons kennen. In een verkoopgesprekleggen we daarna uit wie we zijn en wat we precies doen’.

Schermafbeelding 2017-05-18 om 11.07.43Alle 300 medewerkers happy met deze marketingstrategie?

Paul Baan: ‘Nou, dat wisselt. Ons personeel is een dwarsdoorsnede van Nederland. Er zijn er die zich ervoor schamen. En ik ben het met je eens, wat we vertellen is niet erg inhoudelijk’.

Dat bedoel ik. Dutch BI-award gewonnen. Best Workplace in 2017. En dan in een lullig spotje oproepen om je kind Incentro te noemen. Die onzin keert zich toch tegen je?

 Paul Baan: ‘Onderzoek van Byron Sharp onder Cola-drinkers heeft uitgewezen dat Pepsi-haters uiteindelijk bij afwezigheid van Coca-Cola voor de bijl gaan. De emotie die men op een product plakt leidt niet tot anders handelen. Onze naamsbekendheid groeit. Uit een eerste meting blijkt dat 40 van de 100 mensen nu van Incentro heeft gehoord. Een jaar geleden waren dat er nog maar 4 van de 100. Om in aanmerking te komen voor grote contracten moet men op board level niveau van je hebben gehoord’.

Tot slot. Die radiospot over Trump met z’n oranje kop, kun jij daar zelf om lachen?

Paul Baan. ‘Lacht. Jazeker! Om álle foute grappen over die man trouwens’.

  • Maatschap voor Reclame heeft het concept voor Incentro gebaseerd op onderzoek van prof. Byron Sharp (Marketing Science University of South Australia). ‘How brands grow’, what marketeers don’t know.(Oxford University Press, 2013).

 

 

 

/door